個人事業主にとって最もメリットのあることは「経費」というものがあるということです。

これは会社員やアルバイトには無い制度です。
(給与所得控除というみなし経費制度はありますが。)

税金の章でもお話しした通り、経費というものがいかに重要かはお分かりだと思います。

売上-経費=利益(課税対象所得)

でしたね?

では、一体、「経費」とは何か?
何が経費になって何がならないかを解説していきたいと思います。

経費とは、ズバリ!事業をしていなければかからなかったものを経費とします。

これは良く覚えておいてもらった方がいいと思います。

一般論としては、「事業にかかった費用」と捉えて解説することが多いです。
では、なぜ、私は上記のような言い方をしているのか?

それは、、、

税務署にツッこまれた時に「いいわけ」できるようなものの考え方をしておこう!
ということです。

これから、細かく詳細をお伝えしていきますが、結局のところ、プライベートで使ったものなのか?事業で使ったものなのか?どこで切り分けをしていくのか迷った時には、上記にあげたように、「事業をしていなかったら使っていないもの」は「事業として使ったもの」として経費計上して良いと思うからです。

経費一覧

経費となるもの
売上原価 仕入や製造にかかった費用
原材料などの仕入れ代金です。
地代家賃 事務所の家賃や駐車場代
事務所や工場、倉庫などの家賃、月極の駐車場代などです。自宅 兼 事務所・店舗の場合は、事務所の面積と使用頻度の割合を基準に案分して経費とします。
水道光熱費 主に電気代が対象
電気、ガス、水道、灯油などです。自宅が事務所や店舗の場合は、それぞれの出費を案分して、事業用分のみが経費となります。事業内容によっては、水道代とガス代は経費として認められないことがあります。
通信費 電話、郵便、インターネットなど
事業で使う固定電話代、携帯電話代、ハガキ・切手代、プロバイダー料金などです。プライベート用と事業用を兼用している場合は、それぞれの出費を案分して、事業用分のみが経費となります。
旅費交通費 交通手段だけでなく、出張費用もOK
仕事で使った電車代、バス代、タクシー代、高速代、駐車料金、出張費用(宿泊費)、通勤手当などです。手帳やパソコンなどでこまめに入力しておきます。
消耗品費 オフィス用品全般
ペン、インク、コピー用紙、ノート、封筒、デスク、イス、蛍光灯などの事務用品全般です。10万円を超えるものは、減価償却費の対象となります。
荷造運賃 宅急便だけでなく、梱包用品もOK
商品の梱包と運搬にかかる費用です。宅急便、バイク便、航空便などの運送費、梱包に使われる段ボールやガムテープも含みます。
広告宣伝費 カタログや名刺もOK
名刺代、パンフレットやカタログ、年賀状、暑中見舞い、広告代、求人費用、展示会など、事業の広告宣伝に関する費用です。
新聞図書費 新聞、本、雑誌
事業で必要な情報を得るために読んだ新聞や書籍、雑誌などの費用です。
支払手数料 銀行関連や仲介者への手数料
銀行の振込手数料やATMの時間外手数料、売買契約の仲介者に支払う手数料などです。
租税公課 税金の一部や組合費
経費にできる税金のことです。所得税や住民税は経費になりませんが、個人事業税、固定資産税、自動車税、不動産取得税、登録免許税、印紙税などの税金は経費とすることができます。また、商工会議所や同業者の組合などの会費や組合費も経費とすることができます。
接待交際費 取引先とのお付き合いに
得意先や仕入先、そのほか事業に関係する人との飲み代やプレゼント代なども経費とすることができます。菓子折りやお歳暮なども交際費にできます。
会議費 オフィスやオフィス外での会議
得意先や仕入先、そのほか事業に関係する人と打ち合わせで使った喫茶代、ランチ代、場所代などが会議費です。交際費との主な違いは、日中の交際費用で単価が高くないのが「会議費」、主に夜の交際費用で単価が高めなものが「交際費」です。
損害保険料 事業の資産に掛けた保険料
事務所や店舗、工場などの資産に対して掛けた火災保険や自動車保険などの保険料です。基本的に掛け捨ての保険を指します。貯蓄型の場合は積立保険料に相当する分を差し引きます。
減価償却費 高価なものを購入した時
車やパソコンなど、一般的に10万円を超える高価な備品も経費となります。ただし、その年にすべてを経費とせずに、耐用年数をベースに数年間に案分して経費に計上します。
修繕費 修理や点検代
土地、建物、車などの固定資産を維持管理するのに使った費用です。壁の塗り替え、屋根の修理、定期保守点検などをして原状回復することをいいます。
利子割引料 ローンなどの利子・利息
事業資金として借入をした際、元本以外に支払う利子のことです。土地の購入や事務所・店舗のリフォームなどで借入をした際のローンの利息も経費になります。
リース料 リース契約を結んだ時
コピー機やFAX、車などをリースしている場合に支払う貸借料のことです(リースを利用していない個人事業主には関係ありません)。
貸倒金 取引先の倒産時に
取引先が会社更生法や破産法などで法的手続きに入ったり、倒産した時、回収不能となった売掛金や貸付金などを経費にすることができます。
貸倒引当金 将来の取立不能見込額
経済状況を反映して、売掛金・受取手形などの債権の貸倒れリスクに備え、その見込額を計上することができます。
給与賃金 (専従者)給与、退職金、手当など
従業員、パート、アルバイトに対する給与や退職金、手当のことです。家族に支払った給与(専従者給与)も経費となりますし、従業員の制服なども現物給与として、経費となります。
福利厚生費 レクリエーションや慶弔金
従業員との忘年会費、社員旅行費、福利厚生費、従業員の慶弔金、記念品などのことです。一般的に家族以外の従業員に対するレクリエーション費用が対象となり、個人事業主が自分に対して使った旅行代やジムなどの費用は残念ながら経費とはなりません。

 

さて、ここから1つ1つ見ていきたいと思います。
上記の例は、一般的なものを上げましたので、「軽運送業」ではあまりなじみの無いものや、逆に無いものもありますので、そこらへんも含めてお話をしていきます。

売上原価

これは、一般に「仕入れ」というものに当たります。
製品を加工する工場を営んでいれば、原料がこれに当たります。
洋服を作っている工場なら、生地がこれに当たります。

では、軽運送の場合は何になるか?
この「売上原価」に代わるものは、「外注費」がこれに当たります。
いわゆる、下につくドライバーに支払うお金です。
軽運送業は「委託をしてドライバーに支払うお金」は「外注費」。
「従業員として仕事をしてもらう場合」は「給与」となります。
私たちがやろうとしている仕事の形態は、「委託」になりますので、上記の「外注費」として処理をします。

地代家賃

いわゆる家賃ですね。ここでまず注意をしなければならないことは、「駐車場代」です。

月極駐車場=「地代家賃」
時間制の駐車場(いわゆるパーキング代)=「旅費交通費」

になります。つまり、定期的に家賃を支払う(駐車場代を支払う)場合は、「地代家賃」として処理をすることになります。

また、ほとんどのドライバーは開業届の方に、休憩所スペースとして10㎡くらいのスペースを書いて提出をしていると思います。これは、事業として使用しているスペースとして家賃を按分することができますし、また、最初にもお話をしていました「事業をしていなければ使わなかったであろうスペース」(例えば、事業を開始したことでパソコンとパソコンデスクを設置した、書類が増えて本棚を設置したなど)もこれに含めることができます。

分かりやすく言いますと、40㎡の2LDKのアパート(家賃6万円)のうちの6畳分(10㎡くらい)は事業のためのスペースとして使っているのなら、1/4は事業用とみなせるため、家賃(6万円)のうちの1万5千円(6万円×1/4=1万5千円)は「地代家賃」として計上できる。

ということになります。
また、駐車場代は黒ナンバーの車両を置いておくスペースですので全額経費として計上できますよね?

水道光熱費

主に電気代が対象になります。これも、家賃のスペースと同じくらいが妥当かと思います。
家賃や水道光熱費などの自宅部分と事業部分の境目が難しいものについては、ある程度の説得力が必要となってきます。というのも、事業をしていなくても使うからです。。。
なので、あまり高すぎない割合が妥当だと思います。良くても3割程度かなと思います。
15㎡のワンルームマンションのうち10㎡が事務所だと言ったところで、事業しなくてもそのスペースは使うでしょ、と言われればそれまでですので。。
なので、家賃や水道光熱費は2~3割が妥当かと思います。

逆に、事業のためにもう一部屋借りたのであれば、そちらの部屋にかかるコストは全額経費として計上して良いと思います。仮に、その部屋で生活していたとしても。。
但し、ガス代や水道代は経費として認めさせるのは難しいような気はします。。

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通信費

主に携帯電話代がこれに当たります。携帯電話についても、按分の比率が求められることもあります。プライベートと事業の割合をある程度説得力のある説明がつくのなら、その金額をかけて良いと思います。
また、「通信費」には、はがきや切手、インターネットの接続料金などもここに入ってきます。インターネットも按分は必要になると思います。
逆に、プライベートと事業用とで2つの携帯電話を用意できれば、分かりやすいかもしれませんね。。

旅費交通費

先程も出てきましたが、「(パーキングなどの)駐車場代」「高速料金」などがここに入ってきます。電車代やタクシー代、バス代などもここに入ります。また、出張費用、宿泊費などもこの勘定科目になります。

ここで、「勘定科目」という言葉が出てきましたので簡単に。
「勘定科目」とは、帳簿をつける際の「種類の名前」にあたります。
人によって言い方が変わっていては何の項目だかわからなくなってしまうので、種類分けするための名前と思っておいてください。上記の一覧の名前は帳簿をつける際の「名前」と思っておいてください。

消耗品費

ペンやノート、コピー用紙などです。(事務用品費と区分けするものもあります。)
それ以外にも、作業服代や、作業靴、10万円未満のものはほとんどここに入ってきます。

では、ここでゲンミツに。
「10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のものを購入する際の費用」
を消耗品費で処理します。
10万円を越えるものは固定資産として減価償却をします。
また、難しい言葉が出てきましたが、後で解説をします。

なので、8万円のパソコンも「消耗品費」です。
ほとんどすべてのものはここに充当するため、先程も言ったように「事務用品費」とくべつすることもあるのです。つまり、消耗品費が極端に上がってしまうような帳簿になるときは、区分けをする必要が出てくるでしょう。
また、軽運送業でない業種の場合、ガソリン代をこの消耗品費で処理することもあるようです。
逆に、軽運送業ではガソリン代をここに入れてしまうと極端に上がってしまうので、他の勘定科目を使用する方がいいと思います。

ここで、上記には無い「雑費」という勘定科目があります。
これはどこにも充当しないものがここに当たるのですが、「雑費」ばかりが増えるような帳簿は明らかに税務署に目をつけられる可能性がありますので、「雑費」は最終手段と考えてもらった方がいいと思います。

荷造(にづくり)運賃

宅急便、バイク便、航空便など、荷物を送る運賃の費用です。
あまりなじみはないですね(笑)
また、梱包資材などもここに入ってきます。
ただ、軽運送業の場合は、事業の一環として使用するため、「消耗品費」の方が妥当かもしれません。。自分が送るための梱包資材ではなく、依頼された荷物を梱包するための仕事の「道具」になりますからね(汗)

広告宣伝費

これ、良く使う、、と思いますが。。
名刺や求人募集の費用ですね。年賀状はこちらに含めることが多いようです。通信費との兼ね合いにもなってきますが。
ようは、広告宣伝のための費用か、伝達手段としての費用か、ということなんでしょうが。
あとは、広告宣伝のためのもの、例えば、街頭演説なんかはしないでしょうが、、
自分の会社名が入ったティッシュを作る。ボールペンを作る。封筒を作る。
こういった、宣伝用の粗品なんかもここに入ってきます。

新聞図書費

<重要>ほとんどすべての雑誌、書籍は「新聞図書費」で落とせます!
まぁさすがにエロ本とかは難しいと思いますが。。
これ、私のブログにも書いてますが、「ワンピース」の大ファンの取引先がいるので仕方なく「情報収集」として、購入しています。(私の場合、阪神グッズですが。)
一国一城の主は、時代の最先端の情報を入手しておかなければなりません。
そのためには取引先の担当者についていく、エンドユーザーさんと最近の話題に話せる状態を作る、ための情報収集です。
新聞図書費はまず間違いなく、全て経費計上して問題はないと思いますので、是非参考にしてもらえばと思います。

支払手数料

主に銀行振り込みの手数料です。

租税公課

経費にできる税金のことです。
自動車税が第一に出てきますかね。
あとは、印紙代。そして、ナンバープレート代。
他には、個人事業税、固定資産税、不動産取得税、登録免許税などがあります。
「所得税」と「住民税」は経費計上できません。

接待交際費

得意先や仕入れ先、事業に関係する人との飲み代やプレゼント代です。
菓子折りやお歳暮などですかね。
あとは、商品券などでしょうか。

会議費

接待交際費と区別できれば良いとは思いますが、いわゆる「打ち合わせ」でジョイフルでご飯を食べた。
ゲンミツニ言えば、相手の分、が経費になります。
ただ、相手の分だけ頼んで、自分は食べない、というと、相手は食べにくいでしょうから、結局自分の分も含めた金額を経費計上しているケースがほぼ100%だと思います。

ここで、「会議費」を詳しくお話しすると、会議には「議事録」が必要になります。
なので、ほとんどの方は、「接待交際費」を使っています。
「議事録」と言っても堅苦しいものでなくても良いとは思いますが、やはり抵抗があるようでほとんどの帳簿で使っている人は少ないのではないかと思います。。

損害保険料

軽運送業では「自動車保険」がこれに当たります。
一般的には事務所の火災保険でしょうか?

減価償却費

さて、先程の「消耗品費」の10万円を越えるもの、がここに入ってきます。
軽運送業では、「車」がそれに当たるかもしれませんが、その場合は「車両運搬具」や「車両費」として、処理することが多いようです。

減価償却費の最も分かりやすい例は、不動産です。
木造物は22年。
鉄骨造は34年。
鉄筋コンクリート造は47年。
の耐用年数があり、それぞれこの数字で割ったものを年間の経費として計上しています。
(建物のみの金額に対して。)

で、そのほかにも数多くの種類のものが区切られていますが、軽運送業には車両くらいしか該当しません。
ざっくり言うと、新車は6年。中古車は2年。が償却年数になります。
(詳しくは専門家に聞いてもらえればと思います。)
ただし、10万円以下の中古車は「消耗品費」扱い??
処理の仕方についても専門家の方が無難かと思いますが、私自身は「車両運搬具」で車両本体を処理し、ガソリン代や車両の修理費など、車全般の費用は「車両費」で処理をしています。
修理代を「修繕費」で処理しても良いと思います。
が、一度決めたルールは勝手に変えない方が良いと思いますので、自分が決めたルールはしっかりと守るようにしましょう。。

修繕費

上記にも載せたように、車両の修繕費の他に建物や固定資産の維持管理や修繕にかかった費用です。

利子割引料

あまりなじみはないでしょうが、事業資金として借り入れをした際の「利子」は経費です。「元本」は経費になりません。

リース料

そのままです。

貸倒金

これは証明が必要らしいです。ここも専門家に聞いてみてください。
あまり使いたくはない科目です。

給与賃金

自分自身としてはこれもあまりなじみはないですね。
まぁ、従業員に支払う費用です。

福利厚生費

これは忘年会や社員旅行など、「従業員」のための費用がここに入ります。
自分のための費用は入りません。
つまり、従業員がいなければ使うことがないと思われます。
強いて挙げれば、新年会や忘年会がここに当たりそうではありますが、従業員を抱えない体制を作っているのであれば、ここは「接待交際費」になるのが妥当かと思います。

車両費

上記の欄にはありませんが、私が最もよく使っているのがこの「車両費」になります。
普段はあまり使うことのないような勘定科目らしいですが、軽運送業については特に必要になるのではないでしょうか?
また、「燃料費」という勘定科目を使用しても良いそうです。
先程もお話ししましたが、一度決めたルールをしっかりと使い続ければそれでいいそうなので、分かりやすくしたい場合はそちらをお勧めします。

経費は証明することが大事

「事業に関する費用かどうか」は担当の人間性がかなり出るらしいです。
そのため、基本的には経費の「証明書(レシートなど)」は保管しておくようにしましょう。

1.レシートや領収書
2.請求書や納品書
3.メールや郵送物
4.出金伝票

個人事業については、レシートでも全然OKです。
証明書も全くない状態で、エクセルでまとめ一覧を自分で作っている人もいます。
こういう人は青色申告ではなく、単なる証明だけで裏付けはほとんどない人もいるくらいです。
白色の場合はこんな人も大勢いるようです。。

まとめ

経費をいかに勉強し、事業に関係するようにしていくか。。。(あまり大声では言えませんが。。)
経費を計上していくことが、節税につながっていきます。
使っているレシート類は「全て」とっておいて、確定申告の際に使えるかどうかを1つ1つチェックをしていけば、意外と使えるレシートも出てくるかもしれません。。

青色申告は会計ソフトなどの専門の知識が必要となる領域になりますが、上記のような知識を備えておくだけで、比較的敷居は低くなると思います。

しっかりと勉強をして、節税をしていく。
これが自営業の最大のメリットであるということだけは、声を大にしてお伝えしておきます。。