初めて軽運送をスタートする、また、軽運送に限らず自営業を始める人には知っておいた方がいいことかもしれません。

私の実際に行った、行っている帳簿・レシート類の整理術になります。
やるやらないは個々の判断ではありますが、何かしら参考にはなるのかな?
と思いますので軽く目を通してみてはいかがでしょうか?

まず、
陸運局への届けや税務署に届け出た開業届・青色申告届はしっかり同じファイルに保存しておく!
この開業に関する書類は意外なところで必要になったりするので紛失することのないように、出来れば一冊のファイル(100均)にとじておくことをお勧めします。

つぎに、銀行口座は事業用として別に一つ用意する。
自分は福岡にある地方銀行の銀行口座を3支店分持っていたのでそのうちの一つを事業用と決めて使い分けるようにしています。
というのも、残り二つも不動産投資用の家賃受け入れ用の口座になっているため、使い分けるという点では軽運送を始める前の段階で癖づいてはいたのですが。。

私のように軽運送をスタートした段階で、アルバイトを始めた場合、出来れば口座は事業用と個人用で分けておいた方が良いです。

もともと自営業をやっていた人なら良いのですが、それまでサラリーマンやアルバイトのみしか経験のない方は入金されたもの=使っていいお金、という考え方が染み付いています。
自営業をやっているととても実感することは、入金されたお金から経費を払う、経費を払った上で残ったお金は使っていいお金とは限らない、ということです。

軽運送でいえば、車が動かなければ仕事ができませんよね?
いつなんどき車が壊れるかわかりません。。
私はいつでも車一台を買えるだけのお金はストックしておくようにしています。
また、自分の体が動けなくなるような事態もあるかもしれません。
そうなっても良いように、1~2か月分の生活費もストックしておくようにしています。

入金されたお金は常にリスクを回避するためのお金として取っておく必要があると思います。

これが、自営業をやって知る自営業の怖さだと思います。
サラリーマンやアルバイトのように入ってきたお金を全部使い切って、早く次の給料日来ないかなぁと首を長くしていては不意にお金が必要な事態がやってきたときに対応ができなくなってしまいます。

うちのドライバーにもおりました。
スポットの依頼を受けて、そのドライバーがその日休みだったこともあり、スポットを走ってほしいとお願いをしました。
すると、体も空いているし、車も問題はないのですが、高速道路にのるお金がない、とのことで断られました。結局自分で走りましたが。。

笑い話にもなるし、笑えない話でもあります。

何のために仕事をしているのか?
単価の高い仕事をとるために一生懸命コツコツと信頼がついてきても、いざという時に走れないのでは意味がないのです。

少し脱線しましたが、こういった理由から、事業用と個人用の口座は分けて考える癖をつけていった方が良いと思います。

どんなに売り上げが上がっても(事業用の口座にお金がいっぱいあっても)、個人用には毎月決まった額だけを移動するようにして、ある程度のストックがたまるまでは我慢が必要なのかな?と思います。

そして、私自身やっていることはこの事業用の口座から、事業に関するものは引き落としの登録をすることです。

次にも紹介しますが、クレジットカードも事業用と個人用を分けるようにしましょう。

この事業用に決めたクレジットカードの引き落とし先を事業用の口座から引き落とすようにしておけば、ある程度のお金の流れは、クレジットカードもしくは銀行の通帳に記録が残ります。

事業をやっていると特に実感しますが、レシートをため込むことは意外と大変です。

私はクレジットカードが使える場所では極力カードで支払いをします。
そうしておくことで最終的に明細が毎月届きますので何に使ったかがある程度分かるようにしているのです。また、銀行口座から引き落としにしておけば、それも記録されます。

銀行口座で引き落とされる代表的なものは、取引先からの入金、ドライバーへの支払い、自動車保険、などでしょうか?
取引先も10社を超えると大変です。また、ドライバーも20人を超えてくるとこれまた大変です。
特に、ドライバーによっては先出し(指定された振り込み日よりも前に一部だけ入金すること)などがけっこう頻繁に発生するので1人1人誰にいくら先出ししたのかが分かりにくくなるためわざと銀行振り込みするようにしています。

また、クレジットカードで最も重宝しているのはガソリン代です。
事業用のカードの明細でガソリンスタンドの名前の支払いは全てガソリン代ですのでこれほど分かりやすいものはありません。
また、携帯電話やインターネット代などの通信費。毎月決まった消耗品などもクレジットカードで支払うようにしています。毎月の固定費として説得力のあるものであれば、毎月かかる経費として計上しやすくなるためカード払いをしています。オイル交換やタイヤ交換は車屋さんとか。。

私が軽運送を始めたときに使い始めたカードはこちら

スポンサーリンク


また、クレジットカードで必要なものは、先程のお話でも出た高速道路料金を支払うためのETCカードです。これも軽運送をしていこうと思うのであれば必須となります。
(つまり、この反対にETCカードだけあっても車にETC車載器が無ければ意味がなくなりますので、うちの車両には極力車載器を積んであります。)

そして、ETCカードを所持したならばマイレージ登録を忘れずにしておきましょう。
マイルがたまれば自動的に支払いが減額されたりします。
100円=1Pで最大5000円請求額から割引かれます。
基本的には旅費交通費として計上しているお金ですが、これが知らないうちに5000円引かれた金額が落ちていて勝手に5000円プラスになってたりするので、どうせETCカードを持っているなら登録だけはしておきましょう。

さて、通帳・クレジットカードと事業用に分けたとしても、それでも現金で経費を支払うことも出てくるでしょう。コンビニのコピー代やFAX代、切手や収入印紙、100円均一で支払う文房具用品など、そういったものはレシートをとっておいてマメに帳簿付けをしておかないと紛失や使用用途が何だか分からなくなったりしてしまいます。

私個人はどうしていたかというと、最初の一年目は全てとっておいて確定申告前3日間かけて整理をしてパソコンに入力をしました(笑)
使用用途は分からないし、漏れた分もかなりあったと思います。
一番困ったのは銀行口座から支払っている不明なものです。。
わざわざ口座から支払っているので必ず経費として認められるものだとはわかるのですが、その支払いが何に使ったものかが分からない。。
一年分の書類の中から必死になって探して、その時は書類が見つかり使用した先が何だったか分かったから良かったものの、やはり1カ月に一度くらいはきちんと整理しながら入力をしておかないといけないなと反省しました。。

私は取引先に提出する請求書は提出用と保管用で分けるようにして、保管用は売掛金ファイルにとじるようにしています。こうすることで口座に入金されるものの明細を自分で作っていくことになります。
同じようにドライバーから届く請求書も、買掛金ファイルにとじるようにしています。こちらは口座から支払うための根拠となる書類です。
車両を購入する場合も見積書をとっておいて、口座から振り込み。
求人雑誌に広告を載せる時も請求書をとっておいて、口座から振り込み。
こんな感じで、口座を通しながらその根拠となる書類も取っておく。

そして、個人でやっているときは確定申告は青色申告会という団体に所属をしておりました。
税理士さんにお願いするよりかは安いと思います。
そちらから購入する専用のパソコンソフトに沿って入力をして、確定申告前にデータを持って訪問して、あぁでもないこうでもないと分からないことを聞きながら入力を終えると、そのまま確定申告をしてくれます。
スタート直後などは分からないことが多いと思いますのでこういったところを利用するのもアリかと思います。私自身、分からないことは人に聞きたくなるのでこういったところでいろいろ質問し、黒にならないグレーゾーンを質問して困らせることもしばしばでした(笑)

順番が完全に逆になってしまいましたが、私が経験した、また現在もやっているやり方としては、青色申告会に所属して(ここで開業届や青色申告届も出してくれます)、そこでもらうパソコンソフトに入力をしていきながら、税金の仕組みや何が経費になるかの勉強をしていく、そのうえで口座やクレジットカードを分けて使い、入力をして経費として何が多いのか?どう削っていくか?また、青色申告会で普段使っている生活の中から経費に回せるものがあるのか?それを見つけたら経費計上をして、、、この繰り返しなのかな?と思います。

次に、自分の身の回りでポイントのたまること、たまるものをよくよく判別をして、極力普段の生活の中でポイントがたまるルートで行動をすることをお勧めします。

クレジットカードで支払いをすればポイントがたまります。
ガソリンスタンドはいつも同じ場所、提携店でいれればポイントがたまります。
コンビニやスーパーなどでもそれぞれポイントがたまります。
普段使用するものを現金で支払いするのではなく、インターネット通販を利用すればそこでもポイントがたまります。さらに、インターネット通販でもクレジットカードで支払いができます。

最終的には仕事仕事で忙しくてそこまで考えることが面倒くさくなると思います。(私自身がそうなので(汗))
本当に忙しくて頭が回らなくなる前に一通りのルーティーンは作っておいた方が良いと思いますよ。

軽運送(自営業)を始めたときの私のルーティーン

最後に、自営業は経費をかけながら収入を得ていくお仕事です。
税金をきちんと払うことは大切なことです。
しかし、かかるべき経費があることもまた事実です。

この点をよくよく理解をして、一つ一つ極力手間をかけずに仕事に集中していけるように簡略化していくことが大事だと思います。
経費経費と頭が経費ばかりに行ってしまっては、肝心の商売に身が入りません。まさに本末転倒になってしまいます。
私的な帳簿類の整理とはクレジットカードで支払いをして明細をもらえば、勝手に整理してくれるし、通帳を通すことで記帳すれば自動的に証明してくれるのでラク、ということですね。
細かなテクニック等はまた別なところで紹介をしていきたいと思います。。