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請求書はなじみのない方も多いと思います。
通信販売などでお買い物をすると「納品書」というものが入っていると思います。
今回お届けしたものは、これですよ、というのがモノと一緒に入っていると思います。
そこで、お金を支払うのが後払いだった場合は、「納品書」といっしょに「請求書」も入ってきます。
なかなか、自分で「請求書」を作る機会というのはないのでとっつきにくいこともありますが、慣れてしまえばどうということもないかと思いますので、しっかりと自分のものにしていきましょう。
まず、請求書は、取引先に提出する書類であるということ、です。
お手紙と一緒で、ある程度のルールがありますので、失礼のないような請求書を心がけましょう。
まず、相手のお名前です。
必ず「御中」をつけましょう。
名前は正式名称をしっかりと記載しましょう。
名前を間違えることが最も失礼にあたりますので、間違えることの無いよう気をつけましょう。
右上には提出日、作成日を記載します。
これは実際に作成した日、実際に提出した日、ではなく、あくまで末日で記載をするのがいいです。
相手の取引先が20日で締めになるのなら、20日です。
それか、実際に作成した日付でも良いと思いますが、後に回ることだけは避けましょう。
つまり、9月の締めなのに、提出日が10/2だからと言って、10/2にしてしまうと、相手の会社に対して迷惑になります。
なぜかというと、その会社が9月決算だった場合、9/30までの請求書しか適用できないからです。
こちらがわは素直に提出した日を正として提出をしてしまうと、相手側に迷惑になる可能性があります。なので、極力末日を正として、記載をした方が良いと思います。
あと、これもあまりないとは思っていましたが意外と多いのが、自分の会社の住所・氏名・印鑑がない方がけっこういらっしゃいます。あと、多いのが印鑑がシャチハタ。
これは、何がいけないかと言いますと、これも相手の会社のことを考えたときに、税務調査が入った時に、請求書そのものを「偽造していないか？」を税務署の社員はみているらしいです。
つまり、シャチハタは手軽に購入してきて、勝手に印鑑をつくことができる、と判断する可能性があるということです。
同じように、修正をする場合も、修正テープでなおす、二重線でなおす、といったことは相手の立場に立って考えた場合、とても嫌がられます。
つまり、「偽造した」と見られる可能性があるからです。
なので、直筆で書かれた請求書は「なおさない」が鉄則です。
かりに修正テープなどで修正した場合も、それ自体をコピーするなりして、その上で直筆の住所氏名を記入し、印鑑をおす、などして、「相手に迷惑がかからない」対応が必要だと思います。
また、パソコン等で請求書を作る方は、シャチハタで印鑑を押さない。
認めや実印などで、「偽造ではない」という証明をしてあげることが相手の会社にとってはとても大事なことになります。
ここまでが、請求書の大枠のお話です。
請求書の本来の姿は、自分が稼働したお仕事とその対価に誤りなく取引先に請求することが最も大事なお仕事になります。
なので、金額に誤りがないようにしっかりと計算してから清書してください。
しかし、人間ですから間違いもあります。
私もしょっちゅう連絡が来ます（笑）
なので、たいていの取引先に対しては、月末の段階で出来上がった請求書をまずFAXします。
その上で2～3日おいて、何も連絡が来ないことを確認してから、郵送に入ります。
以前あったのは、郵送してから間違いが発覚し、再度郵送する、という二度手間。
なので、現在は各取引先にFAXを流し、ある程度の期間ののちに郵送、という段取りにしています。
請求書を郵送する際にも、相手は取引先になりますので、極力丁寧に対応するよう心がけています。
以前あったのは、封筒に入れてポストに投函したら、途中でのりがはがれたのか、中身がどこかに紛失し、封筒だけが取引先に届いたということがありました（汗）
なので、それ以後は、封筒をのりで封をした後、セロテープで再度封をするようにしています。
これもいろいろ経験でしょうが、一度起きたミスに対して、二度目はないように対応する。
仕事も同じだと思いますが、こういった些細なこと一つも仕事の一環だと思ってしっかりと対応することが、最終的には自分の利益として返ってくるのかな？と思います。
以上、請求書の書き方、でした。。
